Тази година официално започна подмяната на хартиените трудови книжки с техния електронен еквивалент, познат и като Единен електронен трудов запис (ЕЕТЗ). Това е важна стъпка към дигитализацията на трудовите отношения в България, която ще улесни както работодателите, така и служителите. Очаква се, че промяната ще премахне риска от загуба или повреда на книжките и ще улесни достъпа до информацията. 

Какво представлява ЕЕТЗ?

Единният електронен трудов запис (ЕЕТЗ) е цифрова система, която съхранява цялата информация за трудовия стаж и осигурителните права на работещите лица. С въвеждането му всички данни, които до момента се се вписвали на хартия, вече се регистрират изцяло електронно чрез Националната агенция за приходите (НАП).

Основната функция на ЕЕТЗ е да създаде централизирана и достъпна база данни, в която се отразяват всички трудови правоотношения - от назначаването до прекратяването на договора. Така се улеснява доказването на трудов и осигурителен стаж и се подобрява достъпът до информация за пенсиониране, обезщетения или други социални права.

Достъпът до информация е значително по-бърз и опростен - чрез електронен подпис, персонален идентификационен код (ПИК) от НАП или през портала за електронни услуги на държавната администрация. Работодателите вече не са задължени да издават хартиени документи при напускане, тъй като всичко се подава автоматично в електронната система.

Работодателите са длъжни да подават актуални сведения към НАП при назначаване, промяна или прекратяване на трудов договор. По този начин информацията ще бъде точно пренесена в електронната система. 

Потребителите (служителите) могат да достъпят своите данни по три начина:

• чрез ПИК от НАП;
• с квалифициран електронен подпис (КЕП);
• чрез системата за сигурно електронно връчване (ССЕВ).

Всички записи са видими в реално време, което премахва нуждата от служебни бележки и заверки.

Какви данни се съдържат в ЕЕТЗ?

Електронните трудови книжки съдържат същата информация, която досега присъстваше в хартиените книжки, но с по-висока степен на точност и защита. В ЕЕТЗ се вписват:

• лични данни на служителя (име, ЕГН, адрес);
• данни за работодателя;
• дата на започване и прекратяване на трудовото правоотношение;
• длъжност и код по НКПД;
• вид и продължителност на трудовия договор;
• информация за осигурителен стаж и доход;
• данни за неплатени отпуски, болнични и други прекъсвания;
• основание за прекратяване на договора.

Тази информация се синхронизира автоматично с други институции като НОИ, НАП и Министерството на труда и социалната политика, което гарантира точност и прозрачност.

Кой има достъп до електронните трудови книжки?

Достъп до данните имат:

• служителят - само до собствените си записи;
• работодателят - до данните на лицата, които работят при него;
• контролните органи на държавата - при проверки и административни цели.

Всяко влизане в системата се регистрира, което гарантира защита на личните данни и предотвратява неправомерен достъп.

Какво се случва с трудовите книжки след прехода?

Преходът към електронен формат ще се извършва поетапно, за да се избегнат грешки и загуба на информация. Трудовите книжки няма бъдат анулирани веднага след въвеждането на  ЕЕТЗ. Те ще продължат да се пазят, докато всички данни бъдат успешно прехвърлени в новата система. След това ще имат по-скоро архивна стойност - ще служат като резервен документ при нужда от проверка или корекция.

Работодателите ще имат задължението не само да въведат данните, но и да уведомят служителите си, че процесът е приключил. Те ще трябва да гарантират, че всички записи са правилно пренесени. Ако работникът забележи неточности, ще може да ги оспори чрез платформата на НАП, където ще се подава сигнали за нередности.

След приключване на процеса трудовата книжка ще може да бъде архивирана и няма да се изисква при ново назначаване.

Предимствата на ЕЕТЗ включват:

• Елиминиране на риска от изгубени или повредени трудови книжки;
• Улеснено кандидатстването за пенсия или обезщетение, тъй като всички данни са достъпни онлайн;
• Намалена административната тежест за работодателите;
• По-бързи проверки и издаване на служебни справки.

Как можем ние да помогнем?

Преходът към електронните трудови книжки е част от цялостната дигитализация на трудовите отношения в България. За да бъде този процес плавен и безпроблемен, нашият екип от адвокати по данъчно право може да ви съдейства на всеки етап - от подготовката и прехвърлянето на данни до консултации относно правилното прилагане на новите изисквания. Помагаме както на работодатели, така и на служители да разберат своите права и задължения в контекста на трудовото право.