Електронно трудово досие: Създаване и съхранение

Възможността документи от трудовото досие да се съхраняват в електронен вид е създадена още през януари 2017 г. [1] От 19 май 2018 г. са в сила конкретни правила за вида на електронните документи в трудовото досие и изискванията към тях. Те са определени в Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя („Наредбата“).[2]

В тази статия ще намерите обобщена най-важната информация по темата.

Електронно трудово досие: Основни аспекти

Документите, които могат да са част от електронното трудово досие, са следните:

• едностранни документи, създадени от работодателя, например: заповеди, длъжностни характеристики, справки, служебни бележки и др.
• едностранни документи, създадени от работника или служителя, например различни видове молби и заявления, включително молби за ползване на отпуск;
• документи, които изискват съгласието и на работодателя, и на работника или служителя, например допълнителни споразумения към трудовия договор;
• документи, издадени от трети лица, удостоверяващи свързани с трудовото правоотношение факти, например заверено уведомление от Националната агенция за приходите (НАП).

Дава се възможност бързо и лесно да се създават и съхраняват електронни документи и друга информация, която е свързана с трудовото правоотношение.

Според чл. 128б, ал. 1 от КТ работодателят е задължен да води трудово досие, да изготвя и съхранява документи, свързани с трудовото правоотношение:

• за нуждите на контролните органи, които извършват проверки за спазване на трудовото законодателство;
• за предоставяне на оригинали или копия от тях на съдебните органи в случай на трудови спорове;
• и в други случаи, когато това е необходимо.

Важно е да се отбележи, че Наредбата не въвежда задължение за водене на електронно трудово досие, а само дава възможност за създаване и съхранение на съответните документи в електронен вид, като се запазва и практиката с хартиени копия.

Електронно трудово досие: Уведомление

Работодателят е длъжен да уведоми работника или служителя, че създава и съхранява електронно трудово досие. Редът за уведомяване се определя с Правилника за вътрешния трудов ред.

Как се създават електронни документи?

Електронните документи се подписват от служителя с електронен подпис. Видът на електронния подпис на служителя – обикновен, усъвършенстван или квалифициран - следва да е уговорен с работодателя. Ако работодателят изисква от служителите да използват квалифициран електронен подпис, работодателят следва да осигури механизма за подписване за своя сметка. Документите, които се създават от работодателя, задължително се подписват с квалифициран електронен подпис.

Как се изпращат електронни документи?

За размяна на електронни документи е необходимо съгласието и на двете страни, като то може да бъде дадено или оттеглено по всяко време.

В трудовия договор или в друг писмен документ работодателят и служителят изразяват съгласие, че желаят да получават електронни изявления.

Електронните документи, които се изпращат от служителя, трябва да се регистрират в електронна система за създаването и съхраняването на електронни документи.

Наредбата поставя технически изисквания към електронната система. Така, при регистриране на документи в електронната система, следва до служителя да се изпрати потвърждение за получаването им. Потвърждението съдържа данни за регистрационния номер, часа и датата на получаването.

Електронни изявления на работодателя във връзка с регистрираните електронни документи на служителите следва да се връчват чрез услуга за електронна препоръчана поща. Осигурява се механизъм за двуфакторна идентификация при достъп до системата. Разходите за изграждането или използването на такава електронна система са за сметка на работодателя.

Съхранение на електронни документи

Документите, подадени на хартиен носител, могат да се включват в трудовото досие чрез сканирането им. Лицето, което извършва сканирането, удостоверява пълното и точно съответствие на сканирания документ чрез квалифициран електронен подпис.

Работодателят трябва да осигури на служителите си непрекъснат и безплатен достъп до документите от електронното трудово досие. Работодателят е длъжен да осигури поддържането на информационната система по начин, който не позволява случайно или незаконно унищожаване на данни от нея, както и да не допуска неправомерен достъп до системата.

Независимо от възможностите за създаване и използване на електронни документи, работодателят няма право да откаже получаването на документ от служител на хартиен носител. [3]

Електронно трудово досие: Предимства

Какви са ползите от използване на трудово досие в електронен вариант?

1. Улеснен и бърз достъп до документите по всяко време.
2. Спестяване на време и ресурси.
3. Спестяване на разходи за куриерски услуги.
4. Прозрачност във взаимоотношенията.
5. Високо ниво на сигурност при съхранение на важните документи.
6. Автоматично попълване на голямо количество информация чрез използване на предварително създадени форми.
7. Благодарение на по-малкото хартиени копия на документи се подкрепят „зелените политики“.

Наличието на тези и още предимства на използването на електронни документи води до това все повече дружества да избират този начин на работа.

При нужда от консултация с добър адвокат по трудово право и съдействие относно въпроси, свързани с електронно трудово досие и подобни казуси, свържете се с нас.

Автор: Деница Георгиева

[1] Чл. 128 б, ал. 3 от Кодекса на труда

[2] Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя (Приета с ПМС № 71 от 10.05.2018 г., обн., ДВ, бр. 40 от 15.05.2018 г., в сила от 19.05.2018 г.)

[3] Чл. 11, ал. 1 от Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя.