Please enable JS

Длъжностна характеристика: Изготвяне и реквизити


Длъжностна характеристика - изготвяне и реквизити.

Към всеки трудов договор е задължително да предоставите на служителя или работника длъжностна характеристика за изпълняваната конкретна работа или длъжност в конкретната компания. Това гласи чл. 127, ал. 1, т. 4 от Кодекса на труда.

Въпреки че длъжностната характеристика няма задължителни нормативно регламентирани реквизити, важно е да знаете и прилагате общоприетите практики при изготвянето й. Така се гарантират добрите взаимоотношения между работодател и работник, както и ясното и точно регламентиране на правата и задълженията на работника и служителя. От друга страна, длъжностната характеристика е ключов инструмент за определяне на потребността на служителя от обучение и развитие, както и за намиране на нов служител, когато длъжността е вакантна.

Освен, че определя задълженията на служителя, длъжностната характеристика трябва да посочва целите и резултатите от работата. Така служителят придобива по-ясна представа за задълженията си и това му позволява да прецени как най-ефективно да изпълнява поставените му задачи.

Не се препоръчва използването на така наречените “готови” длъжностни характеристики - те не са достатъчно конкретни и няма да свършат работа.

Съществува определено съдържание на длъжностна характеристика, към което трябва да се придържате. Ето как се пише трудова характеристика и кои са задължителните й реквизити:

Как се пише длъжностна характеристика?

Започнете изготвянето на длъжностната характеристика с анализ на длъжността.

Длъжностната характеристика трябва да съдържа описание на дейностите и задълженията, които служителят трябва да извършва с оглед на успешното и правилно изпълнение на трудовите си задължения.

Структурата и необходимите реквизити на длъжностната характеристика са следните:

  1. Наименование и код на длъжността

    Задължително е във всеки трудов договор да присъства наименованието на длъжността, която наетият работник или служител ще изпълнява. То се определя съгласно Национална класификация на професиите и длъжностите в Република България (НКПД). По тази логика, длъжностната характеристика включва на първо място кода и наименованието на длъжността, за която се отнася, съгласно НКПД.

  2. Описание на характерните дейности и процеси за длъжността

    Длъжностните задължения, специфични за всяка конкретна длъжност, се описват подробно. При разработването на длъжностните характеристики имайте предвид, че всяка длъжност е индивидуална с вида и естеството на включените в нея трудови задължения. Съобразяването с това е от голямо практическо значение при изготвяне на длъжностните характеристики. Така например, при трудов спор във връзка с правилното провеждане на процедурата по подбор при съкращение на щата съдът решава дали две длъжности са различни или сходни помежду си, като сравнява обема и съдържанието на трудовите задължения, както и изискванията, включени в техните характеристики.

    Освен основните задачи, е хубаво да включите цел и предназначение на длъжността, тоест какъв принос се очаква от работника и служителя за фирмата, продукта и клиентите - какви са очакваните резултати.

  3. Подчиненост, връзки и взаимодействия

    Трябва да се уточни на кого е подчинен служителят, заемащ длъжността, от кого получава задачи, на кого се отчита, на какъв период от време и по какъв начин. Също и с кои други длъжности в предприятието си взаимодейства, с кои други организации осъществява връзка и т.н.

  4. Длъжностни отговорности

    Под тази точка се описват материалните и финансови отговорности, които длъжността носи. Включват се задълженията по безопасност на труда, явяване на периодични медицински прегледи, опазване на имуществото и активите на предприятието,   опазване на фирмената тайна и поверителната информация и други.

  5. Права

    Работниците и служителите имат и права, не само задължения. Редно е тази информация също да присъства в длъжностната характеристика. Този раздел може да включват нормативни права, като например правото на служителя/работника да му бъде предоставено работно място в работно помещение, отговарящо на санитарно-хигиенните изисквания, както и оборудване и материали, осигуряващи нормални условия за изпълнение на задълженията. Съгласно фирмената политика, тук могат да се заложат и вътрешно-фирмени правила, които дават определени права на конкретна длъжност или на всички длъжности.

  6. Условия на труд

    Тук се описват работния ден (работно време, почивки), както и битовите придобивки и привилегии, които конкретната длъжност ползва (служебен телефон, автомобил, ваучери за храна и други).

  7. Длъжностни изисквания

    Изискванията за длъжността могат да се разделят в няколко основни групи:

    • Изисквания за образование и квалификация - вид и степен на образованието, наличие на сертификати, удостоверения за квалификация и др.
    • Опит - трудов стаж на същата или сходна позиция.
    • Специални умения - например владеенето на специфичен софтуер, на чужд език и др.;
    • Личностни изисквания към изпълнителя - личностни качества като способност за работа самостоятелно и в екип, комуникативност и др.
    • Основни нормативни актове, които трябва да познава лицето - например Кодекс на труда, Закон за движение по пътищата и т.н.
  8. Дата и подписи на длъжностната характеристика

    Длъжностната характеристика се връчва срещу подпис на служителя/работника и се отбелязва датата на връчване. Необходимо е да има подпис на работодателя, който е утвърдил длъжностната характеристика. Добра практика е да присъства и подписът на лицето, което я е изготвило.

В случай, че се нуждаете от консултация и съдействие от експертни адвокати, свържете се с нас.

Изменение на длъжностна характеристика

Кодексът на труда не ограничава работодателя да променя длъжностната характеристика в хода на трудовото правоотношение. Всички промени стават писмено, по реда за утвърждаването й. В личното трудово досие на работника или служителя се съхраняват всички екземпляри от длъжностни характеристики, които са връчени и подписани, удостоверяващи, че той се е запознал към даден момент с актуалното съдържание на документа.

Едностранно изменение на трудовата характеристика

В някои случаи работодателят може едностранно да прави промени по длъжностната характеристика. Например при определянето на изискванията за заемане на дадена длъжност и тяхната промяна в последствие. Когато работодателят промени някое  изискващо се условие, като вид или ниво на образование, квалификация, правоспособност, владеене на чужд език и други, а заемащият длъжността работник/служител не отговаря на новото изискване, в определени хипотези работодателят може да прекрати трудовото правоотношение на основание на съответстващата разпоредба.

Други случаи на изменение

Често се срещат спорове, когато на служителя се възлагат задачи, различни от посочените в длъжностната характеристика или изобщо липсващи в нея. Нови задължения могат да се възлагат на служителя, но само ако той е съгласен да ги изпълнява. В такъв случай задълженията могат да се добавят към длъжностната характеристика, но той трябва да се съгласи да ги изпълнява без допълнително заплащане или да бъде договорено такова.

Другата възможност за добавяне на нови задължения на служителя е да бъдат добавени към трудовия му договор чрез допълнително споразумение. Това не изключва правото на работодателя да възлага извършването на определени дейности и задачи в обхвата на длъжността и конкретните необходимости на фирмата, със своя заповед, чието изпълнение е задължително за работника или служителя.

В противен случай може да е налице едностранно изменение в условията на трудовия договор и да се стигне до уреждане чрез съдебен ред. За да се избегнат такива усложнения, е добре при разработването на длъжностната характеристика да се предвидят максималните видове задължения за дадената позиция, независимо, че част от тези задължения ще бъдат изпълнявани рядко.

Важно е да е ясно още при встъпването в длъжност дали служителят е поел по длъжностна характеристика задачи и функции, които в началото няма да изпълнява. Така, когато тяхното изпълнение стане необходимо, той няма да има основание за отказ, претенции за допълнително заплащане или правна защита.

Формалното разработване на задълженията и включването на дейности с разнороден и несвързан характер в трудовата характеристика са нежелателни.

Заключение

Накратко, преди започване на работа по трудовия договор, е необходимо да се представи длъжностна характеристика. Тя дава информация относно образователните и квалификационните изисквания за заемане на длъжността, задължителното ниво на чуждоезикова подготовка, организационните връзки и взаимоотношения в рамките на съответното структурно звено, придобития от работника/служителя професионален опит, детайлно описание на трудовите му задължения, необходимостта от познаване на нормативни актове и други документи, свързани с изпълнението на работата, и още специфични изисквания.

Изготвянето на добра длъжностна характеристика е в основата на доброто управление на служителите и коректното изпълнение на задълженията им.


Адвокатска кантора „Данаилова, Тодоров и партньори“ е лидер в областта на търговското, облигационното, трудовото, административното и данъчното право.

ОЧАКВАМЕ ВАШИТЕ ЗАПИТВАНИЯ