Please enable JS

Възможността документи от трудовото досие да се съхраняват в електронен вид е създадена още през януари 2017 г.[1]От 19 май 2018 г. са в сила конкретни правила за вида на електронните документи в трудовото досие и изискванията към тях. Те са определени в Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя („Наредбата“).[2]

Електронните документи, които могат да са част от трудовото досие, са следните: 

-       документи, създадени от работодателя, например: заповеди, длъжностни характеристики;

-       документи, създадени от работника или служителя, например различни видове молби и заявления, включително молби за ползване на отпуск; 

-       документи, които изискват съгласието и на работодателя, и на работника или служителя, например: допълнителни споразумения към трудовия договор; 

-       документи, издадени от трети лица, например заверено уведомление от Националната агенция за приходите. 

Дава се възможност да се създават и съхраняват електронни документи и за друга информация, която е свързана с трудовото правоотношение. 

Уведомление на служителя за създаване и съхраняване на електронни документи в трудовото досие: 

Работодателят е длъжен да уведоми работника или служителя, че създава и съхранява електронни документи в трудовото досие. Редът за уведомяване се определя с Правилника за вътрешния трудов ред.

Как се създават електронните документи?

Електронните документи се подписват от служителя с електронен подпис. Видът на електронния подпис на служителя – обикновен, усъвършенстван или квалифициран - следва да е уговорен с работодателя. Ако работодателят изисква от служителите да използват квалифициран електронен подпис, работодателят следва да осигури механизма за подписване за своя сметка. Документите, които се създават от работодателя, задължително се подписват с квалифициран електронен подпис.

Как се изпращат електронните документи?

В трудовия договор или в друг писмен документ работодателят и служителят изразяват съгласие, че желаят да получават електронни изявления. 

Електронните документи, които се изпращат от служителя, трябва да се регистрират в електронна система за създаването и съхраняването на електронни документи. Наредбата поставя технически изисквания към електронната система. Така, при регистриране на документи в електронната система, следва до служителя да се изпрати потвърждение за получаването им. Потвърждението съдържа данни за регистрационния номер, часа и датата на получаването. Електронни изявления на работодателя във връзка с регистрираните електронни документи на служителите, следва да се връчват чрез услуга за електронна препоръчана поща. Осигурява се механизъм за двуфакторна идентификация при достъп до системата. Разходите за изграждането или използването на такава електронна система са за сметка на работодателя. 

Съхранение на електронните документи 

Документите, подадени на хартиен носител, могат да се включват в трудовото досие чрез сканирането им. Лицето, което извършва сканирането, удостоверява пълното и точно съответствие на сканирания документ чрез квалифициран електронен подпис. 

Работодателят трябва да осигури на служителите си непрекъснат и безплатен достъп до електронните документи от трудовото досие. Работодателят е длъжен да осигури  поддържането на информационната система по начин, който не позволява случайно или незаконно унищожаване на данни от нея, както и да не допуска неправомерен достъп до системата. 

Независимо от възможностите за създаване и използване на електронни документи, работодателят няма право да откаже получаването на документ от служител на хартиен носител.[3]

Автор,
Деница Георгиева

[1]Чл. 128 б, ал. 3 от Кодекса на труда 

[2]Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя(Приета с ПМС № 71 от 10.05.2018 г., обн., ДВ, бр. 40 от 15.05.2018 г., в сила от 19.05.2018 г.)

[3]Чл. 11, ал. 1 от Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя.